I.TỔNG QUAN VỀ LẬP, QUẢN LÝ CHI PHÍ XÂY DỰNG THEO CÁC GIAI ĐOẠN CỦA QUÁ TRÌNH ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
1.Các giai đoạn của quá trình đầu tư xây dựng có liên quan đến lập và quản lý chi phí xây dựng công trình
Quá trình đầu tư xây dựng của một dự án được chia làm 3 giai đoạn:
-giai đoạn chuẩn bị đầu tư
-Giai đoạn thực hiện đầu tư
-Giai đoạn kết thúc xây dựng đưa dự án vào khai thác sử dụng
Ở mỗi giai đoạn đòi hỏi phải xác định được chi phí xây dựng công trình tương ứng, làm cơ sở để quản lý vốn đầu tư xây dựng công trình. Tuy nhiên điều kiện và các căn cứ để xác định chi phí xây dựng công trình ở mỗi giai đoạn là khác nhau làm cho độ sát thực của dự toán chi phí xây dựng công trình ở từng giai đoạn là khác nhau. Hơn nữa mức độ yêu cầu về quản lý chi phí xây dựng công trình ở từng giai đoạn trong quá trình đầu tư xây dựng cũng khác nhau. Vì vậy chi phí (dự toán) xây dựng công trình ở từng giai đoạn của quá trình đầu tư xây dựng có sự khác nhau về tên gọi, về nội dung và phương pháp xác định. Tuy nhiên đó lại là quá trình làm cho chi phí xây dựng công trình sát dần với chi phí thực và giá thị trường. Do đó yêu cầu đặt ra với công tác lập dự toán công trình xây dựng là phải nắm được nội dung và phương pháp xác định chi phí xây dựng công trình ở từng giai đoạn của quá trình đầu tư xây dựng.
Như vậy đứng trên giác độ quản lý chi phí xây dựng công trình của chủ đầu tư cần phải xác định được các chỉ tiêu:
-Tổng mức đầu tư của dự án
-Dự toán công trình
-Dự toán chi phí xây dựng công trình
2.Một số nguyên tắc lập dự toán chi phí XDCT
-Các công trình XD sử dụng vốn ngân sách nhà nước, vốn tín dụng do nhà nước bảo lãnh, vốn tín dụng đầu tư phát triển của nhà nước, đều phải lập đủ các tài liệu dự toán xác định chi phí cần thiết của công trình.
-Chủ đầu tư, tổ chức tư vấn phải căn cứ vào những quy định QLCPXD của nhà nước để lập và trình người có thẩm quyền phê duyệt tổng mức đầu tư, dự toán công trình, dự toán hạng mục làm căn cứ để tổ chức đấu thầu và quản lý chi phí sau đấu thầu.
-Làm đúng dần qua các giai đoạn thực hiện dự án đầu tư.
-Chi phí xây dựng công trình ở giai đoạn nào thì được lập theo căn cứ ở giai đoạn đó
-Chi phí xây dựng công trình thuộc nguồn vốn nào thì được lập theo căn cứ hướng dẫn của nguồn vốn đó.
-Dự toán chi phí ở giai đoạn trước phải được phê duyệt mới tiến hành lập cho giai đoạn sau.
3.Thực trạng tình hình lập, quản lý chi phí xây dựng
3.1.Thực trạng về lập, quản lý chi phí xây dựng ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư và các nguyên nhân chủ yếu tạo nên các khiếm khuyết.
3.1.1. Thực trạng
Trong thời gian vừa qua có thể nói tổng dự toán ở nhiều các công trình xây dựng do Trung ương và địa phương quản lý đều vượt tổng mức đầu tư đã được phê duyệt .
Qua số liệu phân tích cho thấy, mức vốn đầu tư của các công trình xây dựng sau khi tổng dự toán được phê duyệt đều vượt mức tổng vốn đầu tư đã được phê duyệt trong báo cáo nghiên cứu khả thi. Mức vượt này thấp nhất cũng là 21% và cao nhất là 177,55%. Khi đánh giá mức vượt vốn theo cơ cấu của vốn đầu tư cho thấy: Mức vốn xây lắp và vốn thiết bị trong tổng mức đầu tư là cao nhất (vốn xây lắp vượt từ 26,6% đến 114,15%, vốn thiết bị vượt từ 1,57% đến 69,13%), một số công trình có khoản vốn dự phòng xác định trong tổng mức đầu tư không phù hợp, thậm chí lại quá lớn, nhưng cũng không trang trải hết phần vượt vốn xây lắp và vốn thiết bị và chi phí khác của công trình.
3.1.2. Nguyên nhân
Với nội dung nói trên, có thể cho thấy các nguyên nhân chủ yếu tạo nên các khiếm khuyết của tổng mức đầu tư là:
1.Năng lực chủ đầu tư yếu kém: Không hiểu quy trình Quản lý đầu tư và xây dựng, hay thay đổi chủ trương. Các chủ đầu tư luôn yêu cầu các nhà tư vấn xác định tổng mức đầu tư cho dự án của mình thấp hơn thực tế để đạt được mục đích là “dễ được cấp có thẩm quyền phê duyệt”.
2.Do chất lượng đồ án thiết kế kém; do chi phí lập, thẩm định dự án thấp, do chế độ thanh toán quy định khi thẩm định dự án kết luận không khả thi sẽ không có nguồn thanh toán,…
3.Do tổ chức tư vấn giúp Chủ đầu tư chưa có đầy đủ các thông tin đáng tin cậy để xác định được tổng mức đầu tư của dự án một cách hợp lý. Đặc biệt là các dự án có quy mô lớn, kỹ thuật phức tạp, kỹ thuật mới thì theo thông lệ quốc tế cũng không thể yêu cầu có một tổng mức đầu tư phù hợp ngay được.
4.Do thời gian từ khi dự án khả thi được lập đến khi dự án khả thi được phê duyệt thường kéo dài trên dưới một năm, chính vì vậy có rất nhiều các yếu tố ảnh hưởng đến tổng mức đầu tư như thay đổi chủ trương đầu tư, sự biến động về giá cả, nâng cao yêu cầu về mức độ kỹ thuật, công nghệ, trang bị của công trình...
5.Các cơ quan có thẩm quyền trong quá trình xem xét, thẩm định và quyết định phê duyệt thường cắt giảm tổng mức đầu tư một cách hình thức (ngoài khoản chi phí được gọi là thực hành tiết kiệm).
6.Cơ sở lập tổng mức đầu tư thiếu và lạc hậu không theo kịp tiến bộ khoa học- công nghệ.
7.Do chế độ thanh toán tiền lập dự án đầu tư quá thấp không tương xứng với công sức ở giai đoạn này.
8.Vai trò độc lập của nhà tư vấn còn thầp. Tích luỹ thông tin của các nhà tư vấn Việt Nam còn hạn chế.
3.2.Thực trạng về lập, quản lý chi phí xây dựng ở giai đoạn thực hiện đầu tư và các nguyên nhân chủ yếu tạo nên các khiếm khuyết.
3.2.1. Đối với chi phí xây dựng hình thành ở giai đoạn thiết kế:
3.2.1.1.Phân tích thực trạng
Theo kết quả thống kê, điều tra tại các địa phương từ năm 1995 - 1998: các dự án sau khi được cơ quan chức năng quản lý xây dựng của Nhà nước thẩm định đều giảm từ +2,41% đến +9,79% cho mỗi công trình xây dựng. Nếu tính trong 4 năm với tổng số hơn 28.000 công trình xây dựng và và với mức vốn đầu tư trên 14.000 nghìn tỷ đồng, thì vốn phải bỏ thêm theo mức tăng nói trên quả là một con số không nhỏ.
Có nhiều nguyên nhân gây ra sai sót, trong đó các sai sót về sử dụng định mức, đơn giá không hợp lý để tính giá xây dựng chiếm tỷ lệ cao nhất từ 15,46% - 33,73%, tiếp đó là các sai sót do tính toán không đúng khối lượng công tác cũng chiếm tỷ lệ khá cao từ 8,7% - 32,78%.
Qua nghiên cứu phân tích, đánh giá kết quả thẩm định 100 dự toán xây lắp một số loại công trình xây dựng (dân dụng, công nghiệp, cấp thoát nước đô thị, giao thông, thuỷ lợi) sử dụng bằng nguồn vốn do Trung ương và địa phương đầu tư và quản lý, xây dựng tại các tỉnh, thành phố (24 tỉnh, thành phố ở vùng đồng bằng, trung du, miền núi và Tây nguyên) do tổ chức tư vấn thiết kế các chuyên ngành thuộc các Bộ và địa phương lập và đã được thẩm định cho thấy rằng:
-Tính chuẩn xác của giá trị dự toán xây lắp không cao, thậm chí có những công trình giá trị dự toán xây lắp tính toán không phù hợp với quy mô, yêu cầu kỹ thuật, điều kiện xây lắp công trình (xây dựng đài phát thanh phát sóng Bắc bộ và Nam bộ, xây dựng kè Thanh Trì, Liên Trì, Hà Nội...) có những công trình xây dựng khi Nhà nước đã thay đổi, bổ sung nhiều chính sách về giá cả và tiền lương (bổ sung nhiều khoản phụ cấp có tính chất lượng cho công trình) và công trình có đơn giá xây dựng cơ bản mới làm căn cứ lập dự toán đã gần một năm, thế nhưng cơ quan có thẩm quyền vẫn phê duyệt giá trị dự toán xây lắp theo các quy định cũ (công trình thuỷ lợi Thạch Nham tỉnh Quảng Ngãi, thuỷ lợi sông Quao tỉnh Bình Thuận...) làm cho vốn xây lắp khi lập và trình duyệt lại phải bổ sung thêm từ 20 - 37%, lại còn có một số công trình xây dựng ở thành phố Hồ Chí Minh và ở Bắc Giang nhưng dự toán xây lắp lại tính dựa trên đơn giá xây dựng cơ bản của thành phố Hà Nội ...
-83% số công trình giá trị dự toán xây lắp do tư vấn thiết kế lập sau khi thẩm định đều giảm đi từ 0,7 - 36% (có công trình giảm 38,97% và cá biệt tới 63,64% ...) một số công trình phải bổ sung giá trị dự toán với mức bổ sung đã nêu ở trên (chiếm tỷ lệ 17% số công trình nghiên cứu). Riêng tại thành phố Hà Nội trong 9 tháng đầu năm 1996 Sở Xây dựng đã thẩm định 582 thiết kế - dự toán xây lắp công trình xây dựng do tư vấn thiết kế lập trị giá 303 tỷ đồng đã cắt giảm 34,2 tỷ đồng bằng 11,28%, đến năm 1998 Sở cũng đã thẩm định 281 công trình với giá trị do tư vấn xác định là 884 tỷ đồng và cũng đã cắt giảm được 69 tỷ đồng bằng 8% do tính thưa khối lượng, áp dụng các chế độ chính sách chưa phù hợp ...