Mặc dù việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) thường mang lại cơ hội được hoàn thuế cho người lao động, nhưng đối với một số trường hợp cụ thể, đây không chỉ là quyền lợi mà còn là nghĩa vụ bắt buộc theo quy định của pháp luật. Việc xác định đúng mình có thuộc diện phải tự quyết toán hay không là điều kiện tiên quyết để tránh bị phạt vi phạm hành chính do chậm nộp hoặc không nộp hồ sơ. Nhóm đối tượng này thường bao gồm những cá nhân có sự phức tạp trong nguồn thu nhập, chẳng hạn như làm việc tại nhiều nơi, có thu nhập từ nước ngoài, hoặc có nhu cầu hoàn thuế lớn. Hiểu rõ các quy định này giúp cá nhân chủ động chuẩn bị hồ sơ và nộp đúng thời hạn, thường là trước ngày 30 tháng 4 của năm sau.
I. Tại Sao Cần Quy Định Các Trường Hợp Bắt Buộc Quyết Toán?
Quy định các trường hợp bắt buộc tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân nhằm đảm bảo nguyên tắc:

• Tính đầy đủ: Cơ quan thuế cần đảm bảo rằng mọi nguồn thu nhập của cá nhân trong năm đều được tổng hợp và tính thuế theo biểu lũy tiến chính xác.
• Tính công bằng: Tránh tình trạng cá nhân có thu nhập cao nhưng chỉ nộp thuế tạm thời, chưa kê khai đầy đủ các nguồn thu nhập khác để trốn tránh nghĩa vụ.
• Kiểm soát rủi ro: Các trường hợp phức tạp (như thu nhập từ hai nơi trở lên) dễ dẫn đến việc khấu trừ thuế chưa chính xác, do đó cần phải được cá nhân tự tổng hợp và quyết toán cuối năm.

II. Các Trường Hợp Cá Nhân Phải Trực Tiếp Tự Quyết Toán
Căn cứ theo các văn bản pháp luật hiện hành, các cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công cần phải tự mình thực hiện quyết toán thuế TNCN khi thuộc một trong các trường hợp sau:
1. Cá nhân có thu nhập từ hai nơi trở lên mà không ủy quyền
Đây là trường hợp phổ biến nhất. Nếu cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại hai nơi trở lên (ví dụ: làm chính thức ở công ty A và làm thêm giờ/cộng tác viên ở công ty B) và:

• Cá nhân có yêu cầu hoàn thuế hoặc nộp thêm thuế.
• Cá nhân không ủy quyền quyết toán tại tổ chức chi trả thu nhập cuối cùng.

2. Cá nhân có nhu cầu hoàn lại số thuế nộp thừa
Dù thuộc trường hợp được ủy quyền quyết toán hay không, nếu cá nhân có số thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp thực tế và muốn được hoàn lại phần chênh lệch đó, cá nhân phải tự quyết toán hồ sơ thuế của mình để nộp cho cơ quan thuế.
3. Cá nhân cư trú có thu nhập từ nước ngoài
Những cá nhân cư trú tại Việt Nam nhưng có phát sinh thu nhập từ nước ngoài (tiền lương, tiền công, kinh doanh...) đều phải tự kê khai và quyết toán toàn bộ thu nhập phát sinh trên toàn cầu, trừ các trường hợp được miễn thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có).
4. Cá nhân chuyển công tác, nhận thưởng Tết nhưng không làm việc đủ 12 tháng
Nếu cá nhân chuyển công tác trong năm và muốn quyết toán để hoàn thuế (do số thuế đã tạm khấu trừ cao hơn mức phải nộp thực tế sau khi tính giảm trừ gia cảnh đầy đủ), cá nhân phải tự quyết toán, trừ trường hợp được đơn vị chi trả cuối cùng ủy quyền.
5. Cá nhân chỉ có thu nhập vãng lai và đã bị khấu trừ 10%
Trường hợp cá nhân chỉ có thu nhập từ các hợp đồng lao động dưới 3 tháng (thu nhập vãng lai) và đã bị tổ chức chi trả khấu trừ thuế suất 10% trên tổng thu nhập. Nếu cá nhân thấy rằng tổng thu nhập cả năm chưa đạt đến mức phải nộp thuế hoặc muốn được hoàn lại thuế đã khấu trừ, cá nhân phải tự làm thủ tục quyết toán.

III. Trách Nhiệm Quyết Toán Thuộc Về Tổ Chức Chi Trả Thu Nhập
Không chỉ cá nhân, tổ chức/doanh nghiệp cũng có trách nhiệm quyết toán thay cho người lao động của mình:

• Tổ chức phải quyết toán chung: Doanh nghiệp phải thực hiện quyết toán thuế TNCN cho tất cả các cá nhân mà doanh nghiệp đã chi trả thu nhập, không phân biệt cá nhân đó có thuộc diện phải nộp thuế hay không, nhằm tổng hợp lại số liệu và gửi tờ khai quyết toán đến cơ quan thuế.
• Quyết toán thay cho người lao động: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay cho cá nhân có ủy quyền, nếu cá nhân đó chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại đơn vị đó trong năm và cam kết không có thu nhập từ nơi khác.

IV. Hậu Quả Của Việc Không Quyết Toán Đúng Hạn
Việc cố tình hoặc vô ý không thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân khi thuộc diện bắt buộc có thể dẫn đến các chế tài nghiêm trọng:

• Phạt hành chính: Cá nhân hoặc tổ chức có thể bị xử phạt hành chính về hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế. Mức phạt có thể từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng tùy thuộc vào thời gian chậm trễ và mức độ vi phạm.
• Bị tính tiền chậm nộp: Nếu quyết toán dẫn đến phải nộp thêm thuế nhưng cá nhân chậm nộp hồ sơ, cá nhân sẽ bị tính tiền chậm nộp theo quy định (thường là 0,03% mỗi ngày trên số tiền thuế chậm nộp).
• Ảnh hưởng đến lịch sử thuế: Vi phạm về thuế sẽ được ghi nhận và có thể ảnh hưởng đến các giao dịch khác liên quan đến tài chính, thuế sau này.

Việc nắm rõ các trường hợp bắt buộc tự quyết toán giúp người lao động chủ động thu thập chứng từ, kê khai đúng biểu mẫu và nộp hồ sơ đúng thời hạn, đảm bảo tuân thủ pháp luật một cách tốt nhất.